Quality Systems - Mapowanie procesów

Mapowanie procesów
Czym jest mapowanie procesów (FLOW CHART)?
Mapowanie procesów polega na graficznym przedstawieniu funkcjonowania procesu lub zespołu procesów / operacji i ich wzajemnych powiązań. Do opisu poszczególnych elementów mapy procesu stosuje się odpowiednie symbole graficzne.

Zalety:
Przyjazny dla użytkownika sposób opisu procesu pozwalający na lepsze zrozumienie zarówno specjalistom jak i osobom postronnym.

Symbole stosowane w mapie procesów są znane w wielu krajach co znakomicie ułatwia komunikacie pomiędzy różnymi organizacjami z różnych stron świata.

Identyfikowanie kluczowych operacji w danym procesie oraz określenia niezbędnych wejść i wyjść w danej operacji.

Identyfikacja operacji zbędnych (nie przynoszących wartości dodanej) takich jak składowanie półproduktów pomiędzy operacjami, transport wewnętrzny itp.

Mapowanie procesów jest jednym z pierwszych elementów wielu innych działań (wdrożenia systemu zarządzania jakością, wdrożenia nowych wyrobów do produkcji, analizy FMEA procesu czy Lean Manufacturing).

Mapowanie procesów może być przydatne w niektórych problemach jakościowych gdzie ważne jest zrozumienie sekwencji poszczególnych operacji i identyfikacji operacji w której problem może występować.
Symbole graficzne
Istnieje wiele symboli graficznych opisujących poszczególne elementy w mapie procesu. W zależności od specyfiki danej organizacji w której jest dana mapa procesu stosowana można spotykać rożne symbole (np. przemysł samochodowy zazwyczaj stosuje nieco inne symbole niż branża IT). W tym artykule przedstawione są dwie grupy stosowanych symboli.

Poniższe symbole są zazwyczaj stosowane w opisywaniu procesów produkcyjnych:

Poniższe symbole są zazwyczaj stosowane do opisów procesów biznesowych lub administracyjnych:

Wykonanie mapy procesu

Granice mapy

Najpierw należy określić granice mapy. Gdzie jest początek i koniec procesu?

Rysowanie mapy procesów

Do wykonania mapy procesu możemy zastosować wiele narzędzi od zwykłej kartki z ołówkiem poprzez oprogramowanie typu Office (zarówno płatne jak i darmowe) aż po specjalnie do tego celu stworzone oprogramowanie

Kolejno rysujemy poszczególne operacje w danym procesie i następnie łączymy je ze sobą za pomocą strzałek. Podczas wykonywania mapy procesów proszę zwrócić uwagę na procesy, które czasem są pomijane. Często pomija się:

Transport międzyoperacyjny
Składowanie pomiędzy operacjami
Postępowanie z wyrobem niezgodnym (naprawa po teście / kontroli)
Procesy, które nie wymagają działania maszyn lub ludzi ale muszą być nadzorowane. Na przykład utwardzenie się kleju, schnięcie lakieru itp.

Z każdej operacji powinno być jedno wyjście. Jeżeli jest inaczej to należy zastosować symbol decyzji i właściwie rozdzielić wyjscie. Poniższy przykład przedstawia poprawne i niepoprawne wykonaną mapę.

Proszę też zwrócić uwagę co się dzieje w procesach decyzyjnych, jeżeli decyzja jest "na nie" (Np. testy lub inspekcja wyrobu stwierdza wady). Proszę się upewnić jaka wtedy jest ścieżka materiału niezgodnego. Czy jest on poddawany naprawie? A jeżeli tak to czy jest ponownie sprawdzany po naprawie?

Przykładowa mapa:

Sprawdzenie

Po narysowaniu mapy procesu proszę porównać ją z rzeczywistym procesem i potwierdzić, że poszczególne operacje są właściwie i we właściwej kolejności opisane. Jeżeli to możliwe proszę sprawdzić poprawność mapy w praktyce (dobrze jest z mapą procesu "w ręce" przejść przez kolejne operacje).

Podsumowanie

Podczas opracowania mapy procesu musimy określić jak bardzo mamy zamiar się zagłębić w szczegóły. Oczywiście zależy to co chcemy osiągnąć tworząc mapę.

Mniej szczegółową mapę tworzymy gdy przedstawiamy ogólne zasady funkcjonowania procesu (np. dla Klienta czy kierownictwa), gdzie ważne jest ogólne zrozumienie funkcjonowania procesu.

Bardziej szczegółową mapę stosuje się podczas wdrożenia nowych wyrobów do produkcji lub gdy szukamy przyczyny problemu w procesie, w którym występuje wiele operacji (łączenie z transportem wewnętrznym itp.).

Czasem podczas tworzenia mapy procesów możemy zidentyfikować wiele miejsc, gdzie marnotrawiony jest czas (w więc i pieniądze) lub istnieje zagrożenie, że wyroby niezgodne mogą być dostarczone do kolejnego procesu (lub do Klienta).

Przy bardziej skomplikowanych procesach zalecam, aby mapę procesu wykonywała grupa ludzi (oczywiście znających dany proces) aby mapa była jak najbardziej dokładna.